Om att ordna ett evenemang

Som ni alla vet så ordnade jag och några vänner ett zombielopp i början av oktober. Jag tänkte nu skriva lite kort om den upplevelsen, om hur det är att ordna ett evenemang. Jag kan ge lite tips, men faktiskt så har Vasa stad satt ihop en riktigt bra guide för att ordna evenemang i Vasa. Ni hittar den här.

Idèn om att ordna någon form av evenemang har funnits med mig länge. Redan i lågstadiet gick jag och min bästa vän och funderade på olika saker man kunde ordna i vår hemkommun, så jag antar att det är ett "begär" som ligger ganska djupt. Jag har alltid gillat att planera, tänka ut detaljer och drömma upp olika scenarier. Detta var dock första gången som det blev något av alla planer.

Den specifika idèn om ett zombielopp föddes ganska snart efter att jag själv hade provat på appen Zombies, run! Jag satte mig en dag ner och googlade lite om appen, varpå jag snabbt upptäckte att man ordnar riktiga zombie runs i USA. Kuggarna i hjärnan började då röra på sig och tanken på ett lopp i Österbotten var klar. Det var inte förrän efter att jag kommit på att ordna evenemanget som jag läste att man hade ordnat ungefär samma sak på andra ställen i Finland. Det gjorde mig bara mer motiverad. Visst ska vi vara lika bra i Österbotten!

Gruppfoto för våra zombies. Taggade som tusan! 

Tips 1: Sätt ambitionsnivån på lagom höjd.

Från början hade jag en massa storslagna planer på hur man skulle utföra loppet. Efter en diskussion med mannen så bestämde vi dock att sätta ribban på en mycket lägre nivå (bra med någon som kan ta en ner på jorden ibland). Bättre att göra det enkelt och bra, än invecklat och dåligt. Speciellt eftersom det var ett pilotprojekt så valde vi att börja enkelt.

Tips 2: Gör inget svårare än det nödvändigtvis måste vara 

Detta är egentligen en bra regel för allt man gör i livet, men kan vara bra att påminna sig själv om före man påbörjar ett evenemang. Man kan tillämpa regeln på allt från platsen till sponsorerna. Det ska nämligen ideellt vara både enkelt för dig som arrangör och enkelt för alla som deltar på något vis. Använd google dokument för alla dina skriftliga jobb, som du sedan kan dela med din planeringsgrupp. Gör en enkel hemsida med den viktigaste informationen. Gör färdiga paket för dina sponsorer, så måste de inte själva fundera ut hur mycket de ska ge och vad de vill ha i gengäld. Välj en plats som har det mesta av det du behöver redan från början. Etc etc. 

Tips 3: Hitta någon som är åtminstone hälften så exalterad som du är över projektet 

Ingen klarar av att utföra ett evenemang själv. Så är det bara. Hitta därför åtminstone en person som är riktigt, riktigt taggad på din idè, och få dem som din partner. Skaffa därefter ett team av människor runt dig som vill hjälpa till. Fördela uppgifterna och var noga med att säga exakt vad alla ska göra. På så vis undviker man missförstånd, dubbelarbete eller (ve och fasa) att något blir ogjort.

Tips 4: Var snäll mot din planeringsgrupp 

Då stressen kommer krypande så är vi många som ibland kan bli lite otåliga och tvära. Ingen är perfekt, men kom ihåg att dina medarbetare säkert gör sitt bästa och att de faktiskt försöker hjälpa dig. Människor hjälper dessutom mycket hellre en tålmodig och förstående människa, än den som står och gnäller/skriker åt en.

Tips 5: Be om hjälp 

Det du är bra på så kan du naturligtvis göra själv. Det är dock viktigt att inse när man behöver hjälp. Själv är jag som sagt bra på att planera och är väldigt kreativ. Jag har dessutom jobbat lite med säkerhetsgrejer och riskanalyser, så den biten kunde jag ganska långt fixa själv. Dock hade jag ingen erfarenhet av att ordna ett evenemang eller att leta sponsorer. Därför försökte jag hitta personer som hade just den erfarenheten och bad dem om hjälp.

Före loppet fick löparna delta i zombie zumba ledd av Magdalena Sigg från motionshuset.

Det som jag tyckte var absolut mest roligt med hela evenemanget var att det faktiskt blev av. Alla månader av jobb och planering blev till en upplevelse för många människor. Sammanlagt deltog ungefär hundra personer i evenemanget, och de allra flesta tycks ha haft riktigt roligt. Det är en ganska otrolig upplevelse att kunna ge ett roligt minne åt så många... helt ovärderligt egentligen.

Vi får se om detta blir ett återkommande evenemang eller ett one-hit-wonder. Helt ärligt så blev arbetsmängden lite mer än det jag klarar av. Stressymptomen veckan före eventet var väldigt påtagliga och ganska läskiga. För min egen hälsas skull så kan jag inte ta på mig ett till evenemang med samma villkor. Om jag däremot fick mindre ansvar så vore det en annan sak... jaja, den som lever får se.

 Då löparna kom i mål blev de inspekterade pga smittorisken.